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第22部分（第4页）

分离复合句

我们经常要把两个句子合成一个句子，当两个句子含有一种意思且只含有一种意思并且它只有一个主

语和一个动词时。

对于上面那段话，可以改写成：

我们经常把两个句子合成一个句子，这个句子含有惟一的意思。它只有一个主语和一个动词。

减少复杂句型

减少句子的复杂结构可以使你的文章更容易看懂，使读者抓住你的思想，使你的文章更有效果。像上

面的句子可以改写为：

为了便于读者抓住你的中心思想，减少句子的复杂性，这样改写效果会更好。

不要过度松散

在适当修饰与随意拖长、漫谈式的文章之间是有区别的，后者是由于我们头脑的高速运转，随想随写，

而在我们意识到这点以前，我们的文章写得又长、又复杂，又松散。

“像这类的问题我们已经经历过几次了”，当你写到这句话时，你的脑海里浮现出很多的往事，这些

事情足以使你要扩充并解释你的这句话。于是，你又写到“在许多场合我们讨论过这个问题，不幸的是以

往的努力都是徒劳无益的。但是，现在我们还要努力去试一下，我还是要建议……”试着去掉这类的词

汇：“因为”、“因此”、“不论如何”、“所以”，用句号把句子分开，使每个句子相对独立。

不要冗长乏味，也不要居高临下地责备对方

你是否收到过包含这些短语的信？

按照你的要求……

首先感谢你的配合……

请你相信我们一直非常关注……

我们要求密封后返回……

我们的办公室已经收到你的会晤约定……使用这些短语的人可能认为这样听起来很正式，但实际上它

们是非正式的。华而不实的短语增加了词汇却减少了可读性。

从中我们可以学到什么？应当像说话那样写作，而不是相反。把你写的东西大声读出来，如果听起来

矫揉造作，就修改它。

第七部分　书面沟通

文字叙述要有说服力

无论你怎样表述，惟一的宗旨是要使读者理解你的信息并照着去做。这一节我们将介绍更多的方法来

提高你的文章的可读性和说服力。

语法

语法是重要的。事实上，公文的一个定义就是“以简洁的语法进行交谈”，读者也经常通过语法来理

解我们的信息。

如果你十分关注文章中所运用的语法，这就为你提供了改进你的语法的机会。读一本好的语法书，并

经常地倾听你的朋友、同事、电视台和广播电台主持人的讲话，注意他们是如何构造句子，如何使用动词

的。

坚持使用电脑的语法检查功能，直至你自信自己不会出错。阅读电脑上的解释，确信自己已经弄懂了。

然后让别人检查你的信、报告和备忘录，看能否找出语法上的错误。组织你的材料使用蜘蛛网法

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